El siglo XXI se caracteriza por estar en constante evolución y cambio, tema tratado por Albert Einstein en el siglo pasado, quien decía: no pretendamos que las cosas cambien si siempre hacemos lo mismo.
Y si todo cambia, si todo evoluciona, nos preguntamos entonces:
¿Por qué los sistemas de gestión no pueden cambiar?
¿Por qué los sistemas de gestión tienen que seguir a la antigua?
¿Por qué los sistemas de gestión no pueden ser más amigables?
¿Por qué los sistemas de gestión no pueden ser más sencillos?
¿Por qué los sistemas de gestión no pueden ser más entendibles para que la gente comprenda que es un SGC?
¿Por qué el personal de las organizaciones tiene el concepto de que los sistemas de gestión son solo papeles, actas y registros que se guardan y nunca se utilizan?
Pues bien, es hora de revisar esto y pensar en que nuestros sistemas de gestión, cualquiera que sean, o si están bajo una normativa Internacional como la NTC ISO 9001:2015 de ICONTEC, verdaderamente aporten a la organización.
Si nos referimos a la normativa de ICONTEC, esta nos dice el qué, más no el cómo, y este concepto lo debemos aprovechar para hacer liviano nuestros SGC. La experiencia nos dice, a nosotros, los gestores de calidad, consultores, auditores, a la alta dirección, que somos los responsables de la implementación de los SGC y formalizamos temas así:
- Llenamos de documentos innecesarios el SGC.
- Todo lo que se hace lo volvemos procedimientos, guías, instructivos que se redactan y nunca se vuelven a revisar, es decir, no los seguimos.
- Llenamos de caracterizaciones los procesos, documentos de difícil realización que nunca los vuelven a mirar y menos actualizar.
- Preguntamos como estos documentos que nunca se usan y que la normativa nos exige, ¿sirven de algo?, ¿aportan algo?
- Llenamos de Indicadores a la organización con tableros muy bien presentados y cuando se les pregunta a los responsables del manejo de estos, ¿cuál ha sido el aporte para la organización?, no hay respuesta, ¿sirve esto de algo?
- Cuando se les pregunta a los responsables de los indicadores para qué le ha servido la información derivada de estos, o cuáles son los análisis y las acciones correctivas o de mejora sin obtener respuesta ¿Sirve esto de algo?
- El personal no entiende el significado de trabajar, los riesgos y las oportunidades, así las cosas, no le dan sentido al tema y todo se convierte en registrar información en una matriz sin analizar verdaderamente el impacto sobre los resultados de la organización. ¿Sirve esto de algo?
- Cuando se pregunta a la alta dirección por la planeación estratégica, no hay respuesta, siendo este el principal elemento de cualquier organización como punto de partida.
- La formulación de los objetivos institucionales que hacen parte de la planeación estratégica como elemento fundamental, son estructurados sin ninguna metodología, lo que conlleva posteriores errores y a la falta de información acerca del cumplimiento de estos objetivos. GRAVE ¡!!!!!!!!!!
- La falta de LIDERAZGO de la alta dirección, que no se involucra con el SGC, que no da ejemplo y que no desarrolla las revisiones de la dirección, no aportan al logro de una cultura organizacional estratégica.
Lo invitamos a reflexionar sobre cada uno de los temas anotados anteriormente.
